経理の効率化&合理化

経理の合理化、効率化

以前は出勤伝票や入金伝票に入力し、仕訳帳、総勘定元帳という帳簿(ノート)に入力…と1つの仕訳であってもあっちにこっちに同じ数字を転記していました。そんな作業は現在ではめったに見かけることがなくなり、PCで会計することが多くなりました。そのため、経理に必要な人材はに激減していきました。さらに現在ではFinTech(フィンテック)やクラウド会計を活用することでかかる労力、時間、コストは減らすことができます。
しかしながら、経理の仕事は専門性が高く、かつ「正しく行われること」を最優先にされるため、前任者からの引継のまま作業の効率化や合理化を行われず、余計な労力、時間、費用が掛かっていることも見られます。
税理士法人YFPクレアでも今まで、様々な規模、業種のお客様の経理の効率化をサポートしてきました。弊社のノウハウが少しでもお役に立てれば幸いです。

 

仕訳数の内訳から経理の合理化&効率化を図る

まずは、御社はどんな取引に何仕訳しているか把握されていらっしゃいますか?

仕訳の内訳から経理の合理化、効率化

仕訳数の多い取引から改善できるかを見ていくと効果も実感できるかと思います。
会計ソフトのTKCグループのデータによると右のような比率で仕訳されています。これは大規模な会社も零細企業も含めた平均の割合を示していますが、実際に様々な企業様をサポートさせて頂いた所感では、規模の小さい零細企業や中小企業であるほどその他の比率は低く、預金仕訳と現金仕訳が多い傾向があります。

預金仕訳を減らす
現金仕訳を減らす
その他の仕訳を減らす

の3つの柱をもとに、経理の合理化&効率化方法をお伝えします!

現金仕訳を減らして合理化&効率化!

法人クレジットカードをつくる

法人のクレジットカードを作って、経費精算は法人クレジットカードで支払います。法人クレジットカードは年会費がかかることが多く、新設法人や零細企業の場合、社長個人のクレジットカードを使われる経営者様もいらっしゃいますが、年会費を払ってでも法人カードを持たれることをオススメ致します。

 メリット1 個人と法人の支払の混合し仕訳や経理のミスを減らす

社長個人のクレジットカードで会社の経費を支払っていた場合によくあるミスとして、社長がプライベートで購入したものを誤って経費にしてしまうことや、逆に仕事で使った経費にもかかわらず、経理の処理をしないということが頻繁に起こっています。ミスが発生すれば2重3重に時間がかかってしまいますので、正しい会計・税務ができないだけではなく、余計な労力を記帳のために使うことになります。
「仕事でつかった経費は全て法人クレジットカードで支払う」と決めてしまえば、このようなミスは発生しません。

 メリット2 個人と法人の支払の混合を仕訳する手間をなくす

個人と法人の支払が混合している場合、社長が「これは経費、これはプライベート」と仕訳を行い、経理担当者に渡して、経理担当者が経費だけを会計ソフトへ入力…というひと手間は実に非効率的です。法人クレジットカードの明細は全て経費とわかっていれば社長が「これは経費、これはプライベート」と仕訳する必要はありません。

 メリット3 FinTechを活用して効率化!

法人クレジットカードが全て仕事で使った経費であれば、そのデータをそのまま会計ソフトへ取り込むことができます。あらかじめ法人カードを登録、設定しておけば、毎月1クリックで取り込めるので、とっても簡単!

今まで何時間もかかっていたクレジットカードの仕訳も、法人クレジットカードを作ってFinTechの自動仕訳をすることで短時間で効率的に行うことができます。

証憑ストレージサービスを使う

スキャナやスマートフォンで読み込んだデータを、会計ソフトが自動入力できます。また、レシートの原本は捨ててOK!スキャンデータがレシート原本の代りになるので、証憑整理(領収書、レシートの糊付け)は不必要です。

会計ソフトへ入力する手間が減ると同時に、領収書を保管する手間も減らすことができるので2重で効率化をはかれます。
ただし、電子帳簿保存法に準拠しないシステムの場合はレシート原本の保管が必要です。ご注意ください。(税理士法人YFPクレアが推奨している株式会社TKCの証憑ストレージサービスは完全準拠しているのでご安心ください)

 

預金仕訳を減らして合理化&効率化

口座の数を見直してみる

複数の銀行口座を持っている場合、最初は目的があって複数の銀行口座を持っていたものの、経営状況の変化などによってほとんど使っていない銀行口座がある場合は解約することをオススメ致します。口座数が多いほど、記帳などの管理作業がかかり効果に対して労力が発生しているかもしれません。

ネットバンキングを開設して銀行信販データ受信機能を活用する

ネットバンキングは月額がかかることから法人クレジットカードと同様に後回しにされる新設法人様や後回しにしたまま現状維持をされている法人様も見かけますが、ネットバンキングの方が実際には効率的で合理的であることの方が多いのが現実です。

メリット1 銀行信販データ受信機能をつかって効率化&合理化ができる

TKCの報告によると預金仕訳の割合は38%にのぼります(全国平均)
TKCなどやfreeeなどの銀行信販データ受信機能をもつ会計ソフトには、仕訳ルールの学習機能があります。仕訳ルールの学習機能を活用をすれば次回以降同種の取引データを読み込んだときは学習した仕訳を提示して入力サポートされますので、同じ取引が毎月繰り返される業種ではさらに楽になります。

メリット2 銀行に行く時間を短縮できる

通帳記帳、残高の照会や入出金明細も、自宅で会社で照会できます。雨の日や忙しい日であっても振り込みもできます。もちろん、時間短縮もできますし、振込手数料も窓口で行うより安くなりますのでより一層お得です。月額や年会費がかかることも多いかと思いますが、それを差し引いても効率化・合理化ができるのでネットバンキングを開設する価値はあります。

 

その他の仕訳を合理化&効率化

電子マネーの活用で合理化&効率化を図る

電子マネーなんて持ってないよ!
という方は、だいぶ減ったのではないでしょうか?東京、神奈川、千葉、埼玉の人ならば電子マネー「Suica(スイカ)」や「PASMO(パスモ)」といった交通系電子マネーを持っている人は少なくないと思います。
また、楽天Edy(エディ)、iD(アイディ)、nanacoといったコンビニやスーパー、薬局で使える電子マネーも多く存在しています。交通系電子マネーのSuica(スイカ)やPASMO(パスモ)といった電子マネーは切符を買うことなく、自動改札にピッとかざすだけで電車に乗れますのでビジネスマンは持っている方が多いかと思います。交通費でいえば、モバイルSuicaを使うことによって会計ソフトへの取り込みが可能です。通常のsuicaやPASMOではできないのでご注意ください。

販売管理ソフトの売上データを会計ソフトに取り込む

小口現金などをエクセルで管理している零細企業や中小企業も少なくないと思います。弥生会計やTKC、クラウド会計各社はエクセルのCSVデータを取り込んで会計データに取り込むことが可能です。そのためには、その会計ソフトが指定するフォーマット通りに入力する必要があります。

弥生販売から弥生会計へは転送することができますが、他の会計ソフトに移す場合は、一度エクセル(CSVファイル)にしてから取り込む必要があります。また、会計ソフトによってCSVの行と列の指定があることもありますので、取り込むにしても準備が必要です。

指定された行と列にするのが面倒だ!という方には、TKCのFX4クラウドをオススメしております。TKCのFX4クラウドの場合は、指定したフォーマットでなくても取り込むことができますので、抽出したCSVファイルをそのまま取り込んでOKです。

 

まとめ

経理の合理化・効率化をすすめるには、会計ソフトやネットバンキングなどのサービスを改善していくのがオススメです。会社の状況によって、オススメしたい会計ソフトは異なります。詳しくは会計ソフト別で経理の合理化ノウハウをお伝えしたいと思います。

 

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