以前は出勤伝票や入金伝票に入力し、仕訳帳、総勘定元帳という帳簿（ノート）に入力…と１つの仕訳であってもあっちにこっちに同じ数字を転記していました。そんな作業は現在ではめったに見かけることがなくなり、PCで会計することが多くなりました。そのため、経理に必要な人材はに激減していきました。さらに現在では、クラウド会計やインターネットバンキング、法人カード、経費精算システムなどを連携することで、入力作業や確認作業にかかる時間とコストを減らせます。
近年は、こうした経理業務のデジタル化や自動化を「経理DX」と呼ぶこともあります。
しかしながら、経理の仕事は専門性が高く、かつ「正しく行われること」を最優先にされるため、前任者からの引継のまま作業の効率化や合理化を行われず、余計な労力、時間、費用が掛かっていることも見られます。
税理士法人YFPクレアでも今まで、様々な規模、業種のお客様の経理の効率化をサポートしてきました。弊社のノウハウが少しでもお役に立てれば幸いです。
仕訳数の内訳から経理の合理化＆効率化を図る
まずは、御社はどんな取引に何仕訳しているか把握されていらっしゃいますか？
仕訳数の多い取引から改善できるかを見ていくと効果も実感できるかと思います。
会計ソフトのTKCグループのデータによると右のような比率で仕訳されています。これは大規模な会社も零細企業も含めた平均の割合を示していますが、実際に様々な企業様をサポートさせて頂いた所感では、規模の小さい零細企業や中小企業であるほどその他の比率は低く、預金仕訳と現金仕訳が多い傾向があります。
の３つの柱をもとに、経理の合理化＆効率化方法をお伝えします！
現金仕訳を減らして合理化＆効率化！
法人クレジットカードをつくる
法人のクレジットカードを作って、経費精算は法人クレジットカードで支払います。法人クレジットカードは年会費がかかることが多く、新設法人や零細企業の場合、社長個人のクレジットカードを使われる経営者様もいらっしゃいますが、年会費を払ってでも法人カードを持たれることをオススメ致します。
メリット１ 個人と法人の支払の混合し仕訳や経理のミスを減らす
社長個人のクレジットカードで会社の経費を支払っていた場合によくあるミスとして、社長がプライベートで購入したものを誤って経費にしてしまうことや、逆に仕事で使った経費にもかかわらず、経理の処理をしないということが頻繁に起こっています。ミスが発生すれば２重３重に時間がかかってしまいますので、正しい会計・税務ができないだけではなく、余計な労力を記帳のために使うことになります。
「仕事でつかった経費は全て法人クレジットカードで支払う」と決めてしまえば、このようなミスは発生しません。
メリット２ 個人と法人の支払の混合を仕訳する手間をなくす
個人と法人の支払が混合している場合、社長が「これは経費、これはプライベート」と仕訳を行い、経理担当者に渡して、経理担当者が経費だけを会計ソフトへ入力…というひと手間は実に非効率的です。法人クレジットカードの明細は全て経費とわかっていれば社長が「これは経費、これはプライベート」と仕訳する必要はありません。
メリット３ クラウド会計とのデータ連携で効率化
法人クレジットカードが全て仕事で使った経費であれば、そのデータをそのまま会計ソフトへ取り込むことができます。あらかじめ法人カードを登録、設定しておけば、毎月１クリックで取り込めるので、とっても簡単！
今まで何時間もかかっていたクレジットカードの仕訳も、法人クレジットカードを作ってFinTechの仕訳予想機能や定番の仕訳は登録しておくことで短時間で効率的に行うことができます。
証憑ストレージサービスを使う
領収書やレシートをスマートフォンなどで読み取り、会計ソフトや証憑保存サービスへ保存すると、金額や日付、取引先などを読み取って入力を補助してくれます。
紙の領収書を読み取った後に原本を廃棄する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。単に写真を撮っただけでは、原本を捨てられない場合があります。クラウド会計freeeの魔法のスキャン機能を使うと、電子帳簿保存法の要件を満たしながら、仕訳の勘定科目の候補、金額や日付も簡単に記帳できます。（ただし、間違えてることもあるので要注意）
また、メールやWebサイトから受け取ったPDFの請求書・領収書は、電子取引データとして電子データのまま保存する必要があります。
利用するサービスが電子帳簿保存法に対応しているか、保存方法を事前に確認しましょう。
預金仕訳を減らして合理化＆効率化
口座の数を見直してみる
複数の銀行口座を持っている場合、最初は目的があって複数の銀行口座を持っていたものの、経営状況の変化などによってほとんど使っていない銀行口座がある場合は解約することをオススメ致します。口座数が多いほど、記帳などの管理作業がかかり効果に対して労力が発生しているかもしれません。
ネットバンキングを開設して銀行信販データ受信機能を活用する
ネットバンキングは月額がかかることから法人クレジットカードと同様に後回しにされる新設法人様や後回しにしたまま現状維持をされている法人様も見かけますが、ネットバンキングの方が実際には効率的で合理的であることの方が多いのが現実です。
メリット１ 銀行信販データ受信機能をつかって効率化＆合理化ができる
TKCの報告によると預金仕訳の割合は３８％にのぼります（全国平均）
TKCなどやfreeeなどの銀行信販データ受信機能をもつ会計ソフトには、仕訳ルールの学習機能があります。仕訳ルールの学習機能を活用をすれば次回以降同種の取引データを読み込んだときは学習した仕訳を提示して入力サポートされますので、同じ取引が毎月繰り返される業種ではさらに楽になります。
メリット２ 銀行に行く時間を短縮できる
通帳記帳、残高の照会や入出金明細も、自宅で会社で照会できます。雨の日や忙しい日であっても振り込みもできます。もちろん、時間短縮もできますし、振込手数料も窓口で行うより安くなりますのでより一層お得です。月額や年会費がかかることも多いかと思いますが、それを差し引いても効率化・合理化ができるのでネットバンキングを開設する価値はあります。
その他の仕訳を合理化＆効率化
交通費や少額経費は、履歴を取得できる事業用の決済手段にまとめる
交通費や少額経費を現金で支払うと、領収書の整理や会計入力に手間がかかります。
そこで、事業用の法人カード、モバイルSuica、QRコード決済など、利用履歴を確認できる決済手段にまとめると便利です。
大切なのは、私用と事業用を分け、後から利用履歴を確認できる状態にすることです。
会計ソフトへ直接連携できない場合でも、CSV形式で履歴を取り込めることがあります。ただし、交通系ICで物品を購入した場合は、利用履歴だけでは内容が分からないため、レシートも保存しましょう。
また、電子マネーはチャージ時と利用時を二重に経費計上しないよう注意が必要です。
販売管理ソフトの売上データを会計ソフトと連携する
販売管理ソフトやExcelで管理している売上を、会計ソフトへ再入力すると、手間や入力ミスが増えます。
直接連携に対応している場合は、販売管理、請求、入金のデータを会計ソフトへ自動でつなぎましょう。
直接連携できない場合でも、多くの会計ソフトではCSVデータを取り込めます。ただし、必要な項目や並び順はソフトごとに異なるため、事前に確認が必要です。
会計ソフトを選ぶときは、価格だけでなく、現在使っている販売管理・請求システムとの連携や、CSVの取り込みやすさも確認しましょう。
まとめ｜経理の効率化は「入力を速くする」より「入力を減らす」
経理業務を効率化するために大切なのは、入力作業を速くこなすことではありません。
現金取引を減らし、銀行口座や法人カード、販売管理・請求システムを会計ソフトと連携して、そもそも手入力する仕訳を減らすことが重要です。
まずは、現在の仕訳を確認し、件数が多い取引や時間がかかっている作業から見直してみましょう。
- 現金払いを、履歴が残る事業用の決済手段へ変える
- 銀行口座や法人カードを会計ソフトと連携する
- 販売管理や請求データを再入力せず取り込む
- 領収書や請求書の保存方法もあわせて整える
便利なサービスを導入しても、私用と事業用が混在していたり、同じ内容を何度も入力したりしていては、十分な効果は得られません。
「会計ソフトを導入したのに、なぜか経理が楽にならない」という場合は、ソフトの問題ではなく、現在の業務フローに見直す余地があるのかもしれません。また、会計ソフト同士の相性が悪いケースもあります。販売部門はA社の販売管理ソフト、経理部門はB社の会計ソフトなどのケースもあります。そういう場合は、頼るべきは税理士ではなくエンジニアになるケースも…
自社の業務に合った方法で、取引の発生から会計処理までをできるだけ一つの流れにつなげることが、経理の合理化・効率化への近道です。
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