クラウド会計のメリットとデメリット！インストール型からクラウド会計へ

今、TKCやJDL、弥生会計などのパソコンにインストール型の会計ソフトを使われている方も、消費税の軽減税率やPCの買い替えなどのタイミング、税理士変更のタイミングで「会計ソフトを考え直そう」という方も少なくないと思います。

クラウド会計ソフトには、freee会計、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計オンラインなど、さまざまなサービスがあります。

どのソフトが一番良いというより、自社の業種、経理担当者の経験、銀行・カード連携、請求書や経費精算との相性、税理士事務所の対応状況によって、合うソフトは変わります。

このページでは、特定のソフトではなく、クラウド会計に共通するメリットと注意点を解説します。

このページでは、クラウド会計に共通する事項をお伝えします！

クラウド会計ソフトの共通事項のメリットとデメリット

【メリット】経理に慣れていない人でも入力しやすい

クラウド会計は、経理に慣れていない人でも使いやすいように作られています。

画面の案内に沿って入力できたり、銀行口座やクレジットカードの明細から仕訳候補を作成できたりするため、従来の会計ソフトより始めやすいと感じる方も多いでしょう。

ただし、入力しやすいことと、税務処理がすべて正しいことは別です。勘定科目、消費税区分、インボイスの有無などは、内容を確認しながら処理する必要があります。

【メリット】銀行口座やクレジットカードの同期で、いつもの取引が自動で記帳できる

銀行口座やクレジットカードを同期し、毎月やよくある取引を覚えさせると自動的に仕訳できるようになります。それだけでも経理に係る作業時間が１カ月で６０分ほど削減ができる！と言われています。
クラウドレジなどを導入すれば、売上を自動で会計ソフトと同期することも可能です。

※正しく覚えさせなかった場合、全部手作業で修正となります。多すぎる場合は最初からやり直した方が良いことも…
勘定科目、消費税区分、インボイスの有無などは、内容を確認しながら処理する必要があります。

【メリット】経営状況をリアルタイムで把握できる

クラウド会計を使うと、銀行口座、カード、請求書、経費精算などのデータを取り込み、売上や経費の状況を早く確認しやすくなります。

税理士に資料を渡してから数か月後に試算表が出るのではなく、月次の数字を早めに確認できれば、資金繰りや経営判断にも活かしやすくなります。

ただし、データ連携や確認作業が止まっていると、会計データも古いままです。クラウド会計を導入するだけでなく、毎月確認する運用を決めておくことが大切です。

【メリット】バックアップができる

インストール型の会計ソフトでは、パソコンの故障や災害によって、会計データが使えなくなるリスクがあります。

クラウド会計では、データがクラウド上に保存されるため、パソコンを買い替えたり、別の場所から作業したりする場合でも、同じデータにアクセスできます。

災害時やテレワーク時にも業務を続けやすい点は、クラウド会計のメリットです。

ただし、ID・パスワードの管理や二段階認証の設定など、利用者側のセキュリティ対策も欠かせません。

【メリット】インストール不要。パソコン買い換えても、すぐに使える

インストールが不要だからパソコン買い換えてもすぐに使えます。
出先でもスマートフォンでも確認可能。

【メリット】税制改正があっても常に最新版を使える

税制改正があっても自動で最新版を使えるのもクラウド会計のメリットです。
消費税が改正するたびに会計ソフトを購入する必要がありません。

【デメリット】クラウドだから簡単！とは限らない

クラウド会計のサイトを見ると、カンタン！自動仕訳！と聞こえがいいことが並んでいますが、実際にうまくいっている人もいる反面、途中で挫折してしまっている人もいらっしゃいます。

また、税務や経理の素人が行うから間違った仕訳も少なくありません。
あら捜ししているわけではありませんが、実際に弊社に持ち込まれた記帳を無修正で決算申告をしたことはほぼゼロです。無修正で出来たのはプロの方が入力されたものぐらいです。そのぐらい勘定科目の仕訳予想は外しやすいということです。

皆様、「自分はネットで調べながらやったから問題ない！」とよくおっしゃるのですが、盲点や判断ミス等色々あります。

【デメリット】ランニングコストがかかる

クラウド会計は、月額または年額で利用料がかかります。

会計ソフトだけでなく、請求書発行、経費精算、給与計算、証憑保存などを追加すると、利用料が増えることもあります。

一方で、手入力の時間削減、資料回収の手間削減、税理士とのやり取りの効率化につながる場合もあります。

単純に「インストール型より高い・安い」ではなく、経理にかかる時間や人件費も含めて比較しましょう。

【デメリット】セキュリティ管理が必要

クラウド会計では、会計データをインターネット上のサービスに保存します。そのため、サービス提供会社のセキュリティ体制だけでなく、利用者側の管理も重要です。

特に、次の点は必ず確認しましょう。

二段階認証を設定しているか
退職者のアカウントを停止しているか
担当者ごとに権限を分けているか
パスワードを使い回していないか
誰がどのデータを見られるか管理しているか

クラウドだから危険、インストール型だから安全、という単純な話ではありません。どちらの方式でも、会計データを守るための運用ルールが必要です。

どっちに向いている？人・会社

クラウド会計に向いている人・会社

クラウド会計は、次のような方に向いています。

銀行口座や法人カードの取引が多い
請求書や経費精算もデジタル化したい
税理士とデータを共有しながら進めたい
外出先や自宅からも会計データを確認したい
Macや複数台のパソコンで使いたい
月次の数字を早めに確認したい
紙の資料や手入力を減らしたい

インストール型も検討した方がよい人・会社

一方で、次のような場合は、インストール型や、TKCなどの業務システム寄りの会計ソフトが合うこともあります。

現金取引が多く、データ連携の効果が小さい
大量の仕訳を高速に入力したい
経理担当者がインストール型に慣れている
複雑な部門管理や承認フローがある
ネット環境が不安定な場所で使う
独自の販売管理・基幹システムとの連携が必要
税理士事務所がクラウド会計に対応していない

クラウド会計を選ぶときの確認ポイント

クラウド会計を選ぶときは、料金や知名度だけで決めないことが大切です。

導入前に、次の点を確認しましょう。

利用している銀行・カードと連携できるか
請求書発行や経費精算と連携できるか
電子帳簿保存法に対応した証憑保存ができるか
インボイスの登録番号や税区分を確認しやすいか
税理士事務所がそのソフトに対応しているか
税理士事務所の担当者が使用したことあるか
必要な機能を含めた月額費用はいくらか

クラウド会計は、導入すれば自動的に経理が楽になるものではありません。

現在の業務フローに合ったソフトを選び、銀行口座、カード、請求書、経費精算、証憑保存までを一つの流れで整えることが重要です。

また、税理士事務所によっては使用したことがない会計ソフトには対応しない場合もあります。買い替える前に、ご自身が買おうとしている会計ソフトに対応しているか、確認をオススメします。

まとめ｜クラウド会計は「自動化」より「経理の流れ」を整える道具

クラウド会計は、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、請求書や経費精算と連携できる便利な会計ソフトです。

インストールが不要で、パソコンを買い替えても使いやすく、税理士とデータを共有しやすい点も大きなメリットです。

一方で、クラウド会計を入れれば、すべての経理が自動で正しく処理されるわけではありません。

仕訳候補の確認、消費税区分、インボイスの有無、電子帳簿保存法に対応した証憑保存など、人が判断しなければならない部分もあります。

大切なのは自社の取引や経理体制に合っているかどうかです。

銀行口座やカードの連携が多い会社、請求書や経費精算もデジタル化したい会社、月次の数字を早く見たい会社には、クラウド会計が向いています。

反対に、現金取引が多い会社、大量の仕訳を高速に入力したい会社、複雑な部門管理が必要な会社では、インストール型や業務システム型の会計ソフトの方が合う場合もあります。

クラウド会計は、経理を楽にするための道具です。

導入前に、現在の業務フロー、使っている銀行・カード・請求システム、税理士事務所の対応状況を確認し、自社に合った方法を選びましょう。

投稿者・投稿者チーム紹介

税理士法人YFPクレア: 創立50周年を迎えた税理士事務所です。
新宿（四谷）、さいたま市（南浦和）、渋谷、横浜、千葉、神田、立川の７拠点で活動中。弊社はスタッフの特技や趣味や相性を活かしています。クリニック、歯科医院、調剤薬局、整骨院などの保険診療も含まれる業種、漫画家や作家、保育園、社会福祉法人など、幅広くサポート。

税理士法人ＹＦＰクレア（東京税理士会　四谷支部　2029）
YFPクレア行政書士法人（埼玉県行政書士会所属　2402701）
YFPクレア社会保険労務士法人（埼玉県社会保険労務士会　 1125013）

クラウド会計のメリットとデメリット！インストール型からクラウド会計へのソフト選び